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Por que minha empresa precisa de uma Central Telefônica?

O aumento da produtividade está diretamente relacionado com meios tecnológicos de otimização do tempo, tornando-o mais produtivo e qualitativo. E não há como se falar em otimização do tempo, sem falar da comunicação, podemos descrevê-la como a chave para um atendimento de qualidade ao consumidor, e a Central Telefônica é a principal ferramenta para obter um bom nível de satisfação dos clientes.

Nesse sentido abaixo destacamos alguns dos principais benefícios da Central Telefônica:
1. Significativa redução de custos
Uma das principais vantagens do sistema de telefonia é a redução dos custos que ele proporciona à empresa. Ao tornar desnecessária a contratação de funcionários que estejam à disposição para se locomover entre os setores para levar informações, o investimento permite otimizar cargos e aproveitar melhor os recursos financeiros.

Além disso, a implementação do sistema viabiliza uma comunicação interna ágil entre os colaboradores, contribuindo para a produtividade da empresa e para o controle sobre os desperdícios. Tudo isso com custos relativamente baixos de manutenção.

2. Eficiência no atendimento
Os consumidores, mesmo adaptados às mídias sociais como Skype e WhatsApp, ainda preferem o atendimento via telefone quando precisam solucionar problemas com a empresa. Um dos principais motivos é o desejo por uma resposta imediata que esse meio de comunicação ainda proporciona.

De fato, a central telefônica permitirá que o empreendimento resolva conflitos de menor complexidade com agilidade e eficiência, evitando também que os impasses se desenvolvam e gerem litígios desnecessários para o negócio.

3. Gravação de chamadas
Verifique se a central telefônica que você está pesquisando possui o recurso de gravação telefônica. Este recurso é uma das grandes vantagens do atendimento via telefone. Afinal, é fato que muitos problemas podem chegar às vias judiciais e isso certamente poderá servir como prova a favor da instituição, a depender do caso.

Além disso, o mecanismo permite que o empresário tenha noção de como o cliente está sendo tratado e atendido pelos colaboradores. Serve também para avaliar se o protocolo é seguido corretamente diante de situações que exigem a solução de conflitos.

4. Agilidade nos processos
A comunicação de uma empresa é um processo complexo, que exige atenção em diversos detalhes. Primeiro porque ela é determinante para a satisfação do cliente. Além disso, é também por meio do diálogo entre os setores que ocorre o alinhamento dos processos e que as atividades são guiadas com maior eficiência, de acordo com os propósitos da instituição.

Tendo isso em mente, pode se dizer que a instalação de um sistema de telefonia viabiliza um diálogo interno e externo ágil, o que facilita as atividades no dia a dia e otimiza a rotina dos colaboradores. O investimento em uma central de comunicação é, portanto, uma forma de agilizar as atividades e reduzir os desperdícios de recurso e dinheiro.

5. Administração facilitada
Quando a empresa tem uma comunicação integrada em uma única rede de dados, a administração é muito mais fácil. Nesse contexto, possíveis problemas que venham a atingir a rede e causar prejuízos podem ser identificados com maior precisão e agilidade.

Por meio de ferramentas de gerenciamento, a telefonia pode contar com uma assistência rápida sempre que necessário, visto que não haverá o impulsionamento de grandes investigações para identificar o problema e repará-lo.

6. Atendimento automatizado
Existem no mercado diversas soluções que permitem o atendimento automático personalizado ao cliente. O sistema de telefonia, da mesma forma, disponibiliza uma série de benefícios como o encaminhamento e redirecionamento de chamadas entre os setores competentes.

O envio de mensagens automatizadas ao consumidor que tem dúvidas também agiliza o processo de atendimento e alivia ainda mais as atividades dos secretários. Tal facilidade permite que esses colaboradores foquem suas atividades em problemas de maior complexidade. Assim, é cada vez menor a necessidade de intervenção humana para a realização de algumas tarefas.

7. Aumento da produtividade
Com a automatização do atendimento ao cliente e a praticidade adquirida para encaminhar chamadas e resolver conflitos, há o aumento da produtividade da equipe. A partir da readaptação da estrutura organizacional e da reorganização das competências dos colaboradores, será possível otimizar atividades burocráticas e aumentar a velocidade da produção na empresa.

Isso sem contar a economia de tempo a partir da instalação de sistemas de telefonia que conectam toda a instituição e facilitam a comunicação. Todas essas facilidades tornarão a rotina mais dinâmica e integrada, possibilitando à empresa fazer com que os funcionários possam se empenhar em atividades relevantes, que aceleram o rendimento na organização.

Ter um sistema de comunicação moderno em uma organização é fundamental para elevar a qualidade do atendimento ao cliente, reduzir custos operacionais e aproximar a instituição do consumidor. Esse investimento, além de otimizar os recursos materiais, aumenta a competitividade no mercado.

Para alcançar essas vantagens, é importante encontrar o fornecedor ideal que disponibilize esses serviços. Para tanto, ao realizar essas buscas, cheque se a empresa conta com tecnologias e soluções específicas, de forma que a central telefônica atenda às necessidades da empresa. Verifique também se a organização contratada oferece auxílio adequado e se conta com profissionais capacitados para esse serviço. Afinal, a comunicação interna e externa devem estar sempre alinhadas.